KONSEP DASAR MANAJEMEN

A. BATASAN MANAJEMEN

Manajemen lahir sebagai akibat dari ketidak seimbangan pengembangan teknis dengan kemampuan soisal, perkembangan teknis sangat pesat sementara kemampuan manusia untuk mengelola/memanaj tertinggal, barulah pada abad 20 para teoritis maupun praktisi mulai memperlihatkan perkembangan.

Istilah manajemen telah diartikan oleh berbagai pihak dengan perspektif yang berbeda, misalnya pengelolaan, pembinaan, pengurusan, ketatalaksanaan, kepemimpinan, pemimpin, ketatapengurusan, administrasi, dan sebagainya.

John D.Millet membatasi manajemen is the process of directing and facilitating the work of people organized in formal groups to achieve a desired goal (suatu proses pengarahan dan pemberian fasilitas kerja kepada orang yang di organisasikan dalam kelompok formal untuk mencapai tujuan Siswanto, 2008;4)

Dari pengertian diatas titik tekan manajeman menurut milet adalah:

1.             Proses pengarahan (proses of directing)

2.             Pembagian kerja (

Manajemen adalah seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasian  dan pengendalian terhadap orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan. (siswanto,2008;2) definisi tersebut mengandung unsur-unsur,

1.             Elemen sifat

2.             Elemen fungsi

3.             Elemen sasaran/objek

4.             Elemen tujuan

1. Elemen Sifat

Manajemen dikatakan sebagai elemen sifat dikarnakan manajemen ditinjau sebagai seni dan ilmu, manajemen sebagai suatu seni merupakan suatu keahlian, kemahiran, kecakapan, dalam mengolah sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, seni merupakan perwujudan keindahan, keluwesan dan keterampilan individu dalam  mengalokasikan dan mengatur sumber daya. Sementara manajemen sebagai suatu ilmu merupakan akumulasi pengetahuan yang telah tersistematisasi yang diorganisasikan untuk mencapai kebenaran mutlak. 

2. Elemen Fungsi

Manajemen sebagai fungsi merupakan perwujudan dari apa yang telah dikenal dengan istilah POAC

a.       Perencanaan (Planing)

Merupakan suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk menetapkan tujuan telebih dahulu sebelum kegiatan tersebut dimulai sehingga perencanaan merupakan tahapan-tahapan/lngkah-langkah yang harus ditempuh dalam hal mencapai tujuan.

b.      Pengorganisasian (organizing)

Merupakan proses dan rangkaian dalam pembagian tugas yang telah direncanakan dan untuk diselesaikan bagi setiap individu yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mnecapai tujuan

c.       Pengarahan

Merupakan rangkaian kegiatan yang memberikan langkah-langkah/tahapan-tahapan instruksi  atasan kepada bawahan dalam hal menyelesaikan tugas-tugas yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan.

d.      Pemotivasian

Merupakan kegiatan yang diarahkan oleh atasan dalam hal memberikan semangat, dorongan dan insfirasi kepada bawahan dalam hal memberikan gairah kerja dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan apa yang telah direncanakan, dalam mencapai tujuan.

e.      Pengendalian/pengawasan

Pengendalian merupakan proses agar tugas dan tanggungjawab yang telah tersusun dalam perencanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

3. Elemen sasaran

a.       Orang (manusia)

Manusia sebagai pemegang dan pelaksana dari tugas dan tanggungjawab organisasi atau badan tem pat ia bekerja yang membutuhkan pengaturan, penataan, ketatapengurusan dan kepemimpinan.

b.      Mekanisme kerja

Merupakan tatacara dan tahapan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi

4. Elemen Tujuan

Tujuan merupakan hasil akhir yang diinginkan atas suatu tahapan pelaksanaan kegiatan, dalam arti luas tujuan mengandung hal seperti objective,purpose, mission,deadline,standard, target,dan quota. (siswant0,2008;4) tujuan merupakan rangkaian dalam proses perencanaan dan merupakan elemen penting dalam proses pengendalian.

  

B.  PERBANDINGAN ANTARA ILMU & SENI MANAJEMEN

Mananajemen adalah ilmu dan seni untuk melakukan tindakan, manajemen sebagai suatu ilmu dapat dilihat dari segi pendekatan seluruh dunia empiris Goode dan Hatt memberikan batasan berkaitan tentang ilmu, dikatakan bahwa ilmu merupakan suatu cara menganalisis yang mengizinkan para ahlinya untuk menyatakan suatu proporsi dalam bentuk kausalitas yaitu Apabila….maka dalam hal ini dikatakan bahwa bagaimana sekumpulan pengetahuan harus disistematisasikan. Dari pengertian diatas bisa dikatakan bahwa ilmu memiliki sifat

1.       Rasional

Merupakan sifat aktivitas berpikir yang ditundukan pada logika formaldalam mengikuti urutan berfikir silogisme.

2.       Empiris

Dikatakan bersifat empiris dikarnakan kesimpulan yang diambil harus dapat ditundukan pada pemeriksaan atau pada verifikasi indra manusia.

3.       Umum

Artinya kebenaran yang dihasilkan oleh ilmu dapat diverifikasi oleh peninjau ilmiah, objek maupun metodenya dapat dipelajari dan diikuti secara umum dan dapat diajarkan secara bersama.

4.       Akumulatif

Ilmu bersifat akumulatif dukarnakan ilmu tidak terputus melinkan terus menerus dikembangkan, dan juga merupakan kumpulan pengetahuan, baik secara teoritis maupun praktis

Manajemen sebagai ilmu mendorong manajer sebagai pelaku manajemen diharuskan memiliki sikap ilmiah sepertihalnya ilmuwan, sikap ilmiah yang harus dimiliki manajer adalah:

1. Objektivitas

Manajer harus memilki objektivitas sehingga dalam peninjauan manajer mementingkan objeknya bukan subjek , hal ini disebabkan ilmu merupakan hasil rekayasa manusia yang sedikit banyak akan memberikan pengaruh.

2. Serba relative

Seorang manajer sebagai ilmuan diharuskan menerima perubahan yang terjadi dan memberikan dampak terhadap masa berlakunya  teori-teori yang telah mereka miliki, dikarnakan berlakunya teori yang mereka  miliki tidaklah mutlak kebenaranya namun bisa saja teroi yang mereka lakukan digugurkan oleh teori-teori lain

3. Skeptif

Merupakan sikap ragu atas pertanyaan yang belum cukup kuat dasar pembuktianya, manajer sebagai yang memeilikisikap ilmuan harus selalu hati hati dan teliti didalam memberikan pernyataan ilmiah

4. Kesabaran intelektual

Merupakan sikap mampu menahan diri dan tidak menyerah terhadap tekanan dalam menyatakan suatu pendirian ilmiah karna memang belum selesai dan belum lengkaphasil yang dicapai.

5. Kesederhanaan

Kesederhanaan dalam sikap ilmiah adalah merupakan kesederhanaan dalam cara berpikir, cara menyatakan dan cara pembuktian.

6. Tidak memihak pada etik

Ilmu tidak memiliki tujuan dan tugas untuk membuat penilaian tentang hal tang baik dan yang buruk melainkan ilmu memiliki tugas untuk mengemukakan hal-hal yang salah dan yang benar secara nisbi.

Manajemen sebagai seni tidak diartikan seni dalam arti formal sepertihalnya seni tari,ukir dll melainkan seni dalam artian lebih luas dan umum, yaitu merupakan keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsif metode dan teknik dalam menggunakan SDM dan SDA secara efektif dan efesien untuk mencapai tujuan

C.  PENTINGNYA TUJUAN DALAM MANAJEMEN

Tujuan dalam manajemen adalah sesuatu yang ingin direalisasikan oleh seseorang. Tujuan merupakan objek atas suatu tindakan.

Frederick W. Taylor (Siswanto, 2006:11) mengatakan bahwa menggunakan tujuan yang ditentukan sebagai salah satu teknik utamanya dari manajemen ilmiah.

Sedangkan Locke (Siswanto, 2006:11) juga mendeskripsikan secara hati-hati mengenai sifat dari proses mental atas penetapan tujuan.

Sifat secara spesifik dijelaskan oleh Locke sebagai berikut:

1.  Spesifikasi tujuan (goal spesificaty)

Merupakan kejelasan dan ketelitian deskrifsi dari tujuan

2.  Kesukaran tujuan (Goal difficulty)

Merupakan tingkat keahlian dan kemahiran prestasi yang dicari

3.  Intensitas tujuan (Goal intensity)

Intensitas tujuan menyinggung proses penetapan tujuan atau proses penetapan cara mencapainya.

Tujuan manajemen menurut H.B. Siswanto (2006:11) adalah sesuatu yang ingin direalisasikan, yang menggambarkan cakupan tertentu dan menyarankan pengarahan kepada usaha seorang manajer.

Berdasarkan pengertian di atas, maka dapat diambil minimal empat elemen pokok sebagai berikut:

1. Sesuatu yang ingin direalisasikan (goal)
2. Cakupan (scope)
3. Ketepatan (definitness)
4. Pengarahan (direction)    

Pada umumnya, tujuan dalam organisasi dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, yaitu: 

1. Tujuan organisasi secara makro
2. Tujuan manajer pada seluruh hierarki organisasi
3. Tujuan individu

D.  MANAJEMEN, MANAJER DAN KEPEMIMPINAN

Manajer adalah seorang yang bertindak sebagai perencana, pengorganisasian, pengarahan, pemotivasi, serta pengendali orang dan mekanisme kerja untuk mencapai tujuan.

Kepemimpian merupakan sikap dan prilaku untuk memengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja sama sehingga dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif, kepemimpinan merupakan sifat yang harus dimiliki oleh perencana, pengorganisasi, pengarah, pemotivasi dan pengendali.

Persamaan  antara manajemen, manajer dan kepemimpinan terletak pada bagaimana ketiga hal tersebut mengisi aktivitas organisasi untuk dapat merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi dan mengendalikan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan, sementara perbedaannya manajemen merupakan ilmu atau seni dari  manajer didalam mengolah organisasinya agar efisien dan epektif dengan jiwa sifat prilaku dan karakter kepemimpinan

James A.F.Stoner dan Charles Wankel

1.       Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain (manajer work with and through other people)

2.       Manajer bertanggung jawab dan bertanggung gugat (managers are responsible and accountableI).

Manajer bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan pekerjaan tertentuy dengan berhasil, selain bertanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaanya manajer juga harus mempertanggung jawabkan

3.       Manajer menyeimbangkan persaingan tujuan dan menetapkan prioritas (managers balance competing goals and set priorities)

4.       Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual (manager must think analytically and conceptually)

Manajer harus dapat membuat analisis terhadap situasi dan memecah menjadi berbagai komponen sehingga lebih mudah dalam melakukan analisis

5.       Manajer adalah penengah (manager are mediators)

6.       manajer adalah politikus (manager are politician)

manajer harus membangun hubungan dan menggunakan bujuk rayu serta kompromi dalamm mencapai tujuan organisasi sebagaimana yang dilakukan politikus.

7.       Manajer adalah diplomat (manager are diplomats)

Manajer dapat bertindak sebagai mana wakil resmi dari unit kerja rapat-rapat organisasi.

8.       Manajer adalah lambing (manager are symbols)

Manajer melambangkan kesuksesan atau kegagalan

9.       Manajer mengambil keputusan yang sulit (manager make difficult decision)

E.  TINGKATAN MANAJEMEN

Manajer dapat diklasifikasikan dalam manajer menurut rentang aktivitas organisasi yaitu, manajer umum dan manajer fungsional, manajer umum adalah manajer yang mengelola suatu unit yang kompleks, seperti suatu perusahaan, cabang perusahaan, atau suatu depisi yang beroperasi sendiri. Manajer umum bertanggungjawab atas seluaruh aktivitas unit yang bersangkutan misalnya ketenagakerjaan, produksi, finasial, pemasokan, dan sebagainya. Parabawahan dan aktivitas yang dipimpinya oleh seorang manajer fungsional dilakukan oleh seperangkat aktivitas yang sama.

 Manajer menurut hierarkhinya dalam organisasi yaitu majer puncak, manajer menengah, dan manaejr hierarkhi pertama.

1. Manajer puncak (top manajer) diantaranya : anggota board of director (dewan direksi)  dan presiden organisasi
2. Middle manager (manajer menengah) diantaranya: para kepala bagian, kepala devisi dan kepala seksi.
3. First line manager atau supervisor manager (manajer hirarkhi pertama) diantaranya: para kepala mandor, kepala (chief) dan mandor

Menurut cakupankegiatanya, manajer dapat dibedakan menjadi empat kelompok:

1. Dewan direksi cakupan kegiatanya mengelola kegiatan perusahaan secara keseluruhan
2. Presidden organisasi cakupan kegiatanya mengelola para manajer agar terdapat kesatuan gerak dan tindakan untuk merealisasikan tujuan
3. Departemen atau kepala devisi cakupan kegiatanya usaha dalam mengelola bawahan yang meliputi spesialisasi kerjanya masing-masing.
4. Manajer hierarkhi pertama cakupan kegiatannya dalam usaha pekerjaanya sesuai denngan tujuan  organisasi.

George R terry siswanto (2008:18) mendeskripsikan pekerjaan manajer berdasarkan fungsinya:

1. Perencanaan (Planning)

Dalam fungsi perencanaan manajer memilikki tugas:

a.       menetapkan, mendeskripsikan, dan menjelaskan tujuan

b.      Memprakirakan

c.       Menetapkan syarat dan dugaan tentang kinerja

d.      Menetapkan rencana penyelesaian

e.      Menetapkan kebijakan

f.        Merencanakan standar-standar dan metode penyelesaian

g.       Mengetahui lebihdulu permasalahan yang akan dating dan mungkin terjadi

2. Pengorganisasian (Organizing)

Dalam fungsi pengorganisasian manajer memiliki fungsi

a.       mendeskripsikan pekerjaan dalam tugas pelaksanaan

b.      mngklasifikasikan tugas pelaksanaan dalam pekerjaan operasional

c.       mengumpulkan pekerjaan operasional dalam kesatuan yang berhubungan dan dapat dikelola

d.      menetapkan syarat pekerjaan

e.      mengkaji dan menetapkan individu pada pekerjaan yang  tepat.

f.        Mendelegasikan otoritas yang tepat kepada masing-masing manajemen

g.       Memberikan fasilitas ketenagakerjaan dan sumberdaya lainya

h.      Menyesuaikan organisasi ditinjau dari sudut hasil pengendalian

3. Penggerakan (actuating)

Dalam fungsi actuating manajer meiliki fungsi

a.       memberi tahu dan menjelaskan tujuan kepada para bawahan

b.      mengelola dan mengajak para bawahan untuk bekerja semaksimal mungkin

c.       membimbing bawahan untuk mencapai standar operasional (pelaksanaan)

d.      mengembangkan bawahan guna merealisasikan kemungkinan sepenuhnya

e.      memberikan orang hak untuk mendengarkan

f.        memuji dan memberi sanksi yang adil

g.       memberi hadiah melalui pennghargaan

h.      memperbaiki usaha penggerakan dipandang dari sudut hasil pengendalian

4. Pengendalian (Controlling)

Dalam fungsi pengendalian manajer memiliki fungsi

a.       membandingkan hasil dengan rencana hasil sebelumnya

b.      menilai hasil dengan standar hasil pelaksanaan

c.       menciptakan alat yang efektif untuk mengukur pelaksanaan

d.      memberitahukan alat pengukur

e.      memudahkan data yang detail dalam bentuk yang menunjukan perbandingan dan pertentangan

f.        menganjurkan tindakan perbaikan  apabila diperlukan

g.       memberitahukan anggota tentang interprestasi yang bertanggungjawab

h.      menyesuaikan pengendalian dnegan hasil.

F.  KETRAMPILAN DAN PERAN MANAJER

Keterampilan-keterampilan manajerial yang harus dimiliki oleh setiap manager, menurut Handoko (2003:36) yaitu:

1. Keterampilan konseptual (Conceptual skills)

2. Keterampilan kemanusian (human skills)

3. Keterampilan administratif (administrative skills)

4. Keterampilan teknik (technical skills)

Selain keterampilan manajer tersebut di atas juga terdapat peran manajer dalam organisasi  menurut Siswanto (2006:22) yaitu:

1.            Peran antarpribadi manajer (The manager’s       interpersonal roles)

                a. Sebagai tokoh (central figure)

                b. Sebagai pemimpin (leader)

                c. Sebagai penghubung (liason)

2.            Peran Informasional manajer (The manager’s    informational roles)

                a. Sebagai pemantau

                b. Sebagai penyebar

                c. Sebagai juru bicara

3.            Peran pengambil keputusan manajer (The manager’s    decisional roles)

                a. Sebagai wirausaha

                b. Sebagai pereda gangguan

                c. Sebagai pengalokasian sumber daya

                d. Sebagai perunding